Guide du freelance : partir en vacances sans perdre de clients

L’été est arrivé (enfin !), c’est le temps des vacances. Cependant, que vous choisissiez de prendre des vacances près de chez vous ou de vous envoler vers une nouvelle destination cet été, cette même crainte plane : ”Comment pourrai-je partir en vacances ?” C’est un problème pour tout le monde, mais plus encore pour les indépendants, qui gèrent leur propre entreprise et n’ont généralement personne pour s’occuper de leur travail pendant leur absence. Il est pourtant crucial de recharger vos batteries et de se rappeler qu’on ne peut pas donner le meilleur de soi-même si on tire trop sur la corde. Voici donc un guide pas à pas à travers trois types de vacances, tout en vous expliquant comment gérer un congé de travail, une pause pour se débrancher partiellement et les vraies vacances.

Comment se préparer à partir en vacances ?

Il est probable que ce qui vous inquiète quand vous imaginez prendre du temps pour vous, c’est la réaction de vos clients. Votre entreprise est basée sur l’efficacité et la fiabilité. Et si un client qui cherche votre aide ne reçoit pas de réponses ou reçoit une notification hors site ?

Rappelez-vous : si un client vous licencie parce que vous décidez de partir en vacances, ce n’est pas un client avec qui travailler. Bien entendu, il est bon d’avertir vos clients à l’avance, ce qui implique de planifier. Il est important de faire savoir aux clients quand et pendant combien de temps vous ne serez pas disponible, afin qu’ils puissent s’organiser. Si vous restez en contact avec vos clients par courrier électronique ou postal, ajoutez une ligne sur vos prochaines vacances. Par exemple:

“Bonjour ! Pendant les vacances, je débrancherai la prise pour passer un peu de temps avec ma famille / explorer une nouvelle partie du monde, afin de revenir plus chargé et prêt à affronter toutes les nouvelles opportunités que vous m’offrirez. J’espère que vous aurez le temps de faire de même ! “

Ne donnez pas l’idée de quelqu’un qui évite ses responsabilités, mais plutôt de quelqu’un qui prend soin de sa santé mentale pour éviter de s’effondrer. La bonne nouvelle est que vous n’êtes pas le seul à faire une pause pendant l’été, presque tout le monde le fait. Il y a donc moins de chances que vos clients aient besoin de vous, simplement parce qu’ils sont en vacances.

Programmez d’abord le contenu

Partir en vacances ne signifie pas disparaître de la surface de la Terre. Assurez-vous de programmer le contenu à publier pendant que vous n’êtes pas au travail. Vous pouvez utiliser des outils comme Buffer, Hootsuite, Pagemodo ou le PostPickr italien (qui est d’ailleurs l’un des rares outils permettant de programmer sur Telegram) pour précharger le contenu social, les billets de blog programmés si vous êtes créateur de contenu et éventuellement planifier un ou deux courriers électroniques sortants.

Cela dit, n’essayez pas de créer un dialogue avec votre public en votre absence : n’annoncez rien d’important au cas où les gens vous donneraient un avis ou signaleraient des anomalies alors que vous n’êtes pas en mesure de répondre.

Une notification hors site fonctionnelle et concise est essentielle. C’est un rappel utile pour ceux qui savent déjà que vous n’êtes pas là, et un excellent moyen d’informer ceux qui ont manqué votre message. Voici quelques conseils que j’ai recueillis en lisant les notifications hors site d’autres personnes:

Assurez-vous d’utiliser le bon ton. Si vous êtes parti à l’aventure et que vous ne vous attendez pas à recevoir des courriels catastrophiques, prenez la liberté de vous amuser.  

Pour ceux qui n’aiment pas un message plein d’émoji, quand est-ce approprié ? La réponse est que ce n’est peut-être pas approprié. Si quelqu’un vous envoie un courriel au sujet d’un problème urgent, il peut être indélicat de lui jeter vos vacances au visage. Il faut toujours donner un ton professionnel à vos notifications hors site. En voici un exemple :

”Comme vous l’avez peut-être remarqué, je ne peux pas ne pas vérifier mes e-mails quand je suis absent, comme beaucoup d’entre nous le font. Veuillez modifier cet exemple en précisant que vous ne répondrez pas aux courriers électroniques en votre absence. En fait, je vous encourage à le faire.”

Maintenant que tout est prêt, il est temps de dire au revoir au bureau et à vos collègues et d’accueillir une nouvelle version de vous : les touristes en vacances ! Adieu réveil matinal, bienvenue parasol sur la plage. Il y a trois façons de gérer cela.

Débranchez-vous complètement

Pas d’emails de travail, pas d’appels de travail, pas de discussion sur le travail et pas de réflexion sur le travail. D’accord, ce n’est probablement pas possible, surtout pour les gens qui aiment ce qu’ils font. Mais il doit être clair pour vos collègues et vos clients que vous ne serez pas entendus. Voici comment transformer ce rêve en réalité.

Créer une adresse e-mail de vacances : vérifier compulsivement les e-mails est comme une addiction. Il est difficile d’arrêter soudainement de fumer. Mais il existe des moyens d’éviter de devoir vérifier votre boîte de réception. Pour vous éviter de jeter un coup d’œil à la montagne de courriels qui s’accumulent dans votre boîte de réception pendant votre absence, configurez une adresse électronique distincte avant de partir en vacances. Quelles sont les personnes les plus susceptibles de vous contacter pendant vos vacances ? De quoi pourraient-ils avoir besoin ? Ne partagez votre nouvelle adresse qu’avec les personnes qui peuvent avoir besoin de vous contacter : clients importants, membres de la famille ou toute personne qui s’occupe de votre maison pendant votre absence.

Utilisez les filtres de votre e-mail professionnel pour transférer tous les rappels de voyage vers votre e-mail de vacances afin de ne manquer aucun vol ou train. Avoir un e-mail secret peut être passionnant…tant que cela reste ainsi, sinon vous serez de retour à votre point de départ, avec une boîte aux lettres électronique débordante.

Bien que vous ne puissiez pas vous permettre d’engager un assistant à plein temps, vous pourriez envisager d’en engager un pour la durée de votre absence. Engagez un assistant virtuel pour vous aider dans les tâches administratives et toute demande simple en votre absence. Vous dormirez mieux en sachant qu’il y a quelqu’un pour s’occuper de vos affaires pendant votre absence. Et peut-être voudrez-vous le conserver même lorsque vous retournerez au bureau…

De plus, faites confiance à tous vos amis freelance qui travaillent dans votre domaine : ajoutez-les à votre notification hors site en tant que contact en cas de besoin. Si vous leur donnez un peu de travail, le karma risque de vous revenir à l’avenir. Assurez-vous que les personnes que vous proposez à un client, actuel ou potentiel, fassent bonne impression : vous ne voulez pas ruiner votre réputation en donnant du travail à quelqu’un de peu fiable.

Pensez à tout ce qui pourrait vous empêcher de réaliser vos projets : Il y a manifestement des circonstances imprévisibles, alors étudiez un plan d’urgence ou une liste de priorités avant de partir en vacances. Quelque chose du genre “Si (liste de possibilités) se produit, cela peut attendre mon retour. Si (liste des possibilités) se produit, contactez X “. Vous devez être au bas de cette liste de priorités. C’est-à-dire que ce n’est qu’en cas de catastrophe que l’on peut être dérangé pendant que l’on pulvérise sur une petite place avec vue sur la mer.

Outils et applications utiles

Pause de la boîte de réception : Une application au nom explicite, n’est-ce pas magnifique ? Grâce à cet outil, vous pouvez “mettre en pause” ou bloquer temporairement les e-mails avant de partir en vacances, afin qu’ils n’arrivent pas dans votre boîte de réception avant que vous ne soyez prêt. Les e-mails entrants ne peuvent pas vous distraire s’ils ne sont pas là !

Libreté : “Ne vous laissez pas distraire par votre téléphone/ordinateur/ordinateur portable/tablette”. Cet outil bloque l’internet, les médias sociaux et les applications, éliminant ainsi les distractions et désactivant ces notifications ennuyeuses qui nous rendent impatients de répondre.

Bills in the Cloud : Ce service de gestion des factures et des paiements dans le Cloud vous permet de payer les fournisseurs et les employés même si vous n’êtes pas au bureau. Vous pouvez gérer toute l’administration de votre entreprise directement depuis le cloud, vérifier les délais, effectuer des paiements et même émettre des factures (y compris électroniques). Plus important encore, vous pouvez partager toutes les informations avec votre comptable afin qu’il ne vous appelle pas pendant que vous êtes sous le parapluie et que vous puissiez profiter de votre bronzage sans penser à la comptabilité.

Débranchement partiel

Débranchement partiel signifie que votre nom apparaît toujours dans le canal Slack de votre groupe de travail, ou que le numéro de courrier électronique dans votre boîte de réception reste dans la zone à deux chiffres, au lieu de passer par la redoutable zone à trois chiffres. Ou qu’avant de partir en vacances, vous avez dit à vos collègues qu’ils peuvent vous contacter s’il y a quelque chose de vraiment important.

Voici quelques conseils qui vous permettront de passer du temps pour vous, avec votre partenaire ou votre famille, tout en restant connecté.

Limitez votre travail à des activités de base. Ne tentez pas de vous plonger dans des projets complexes. Il suffit de répondre aux courriels et aux appels importants, et de donner des éclaircissements rapides. Si vous lisez un courriel auquel vous n’avez pas assez de bande passante pour y répondre, traitez-le à votre retour et essayez de l’oublier d’ici là. Cette stratégie vous permettra de garder un nombre raisonnable de courriels non lus, afin d’éviter une crise cardiaque à votre retour au bureau.

Planifiez vos plages horaires de disponibilité. Pour maintenir vos attentes tout en trouvant le temps de vous reposer, choisissez une plage horaire pendant laquelle vous serez toujours disponible en vacances. L’idéal est de deux heures par jour, voire moins. Avant de partir en vacances, faites savoir à vos clients et collègues que vous ne serez disponible qu’à cette heure (sauf en cas d’urgence). Choisissez une heure qui convient au plus grand nombre, mais qui s’adapte à votre emploi du temps. Par exemple, si vous choisissez le créneau horaire du matin de 9h à 11h, vous pouvez vous occuper de vos e-mails tout en prenant un café et ne pas y penser le reste de la journée. Vous pouvez également vous connecter de 15h à 17h, afin de pouvoir contacter les personnes avant qu’elles ne quittent le bureau. Choisissez judicieusement et soyez cohérent.

Utilisez les outils et les applications Mailstrom : Mailstrom possède plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de garder le contrôle de votre boîte de réception. Cet outil regroupe les courriels apparentés, ce qui vous permet de gérer des dizaines, voire des centaines de courriels à la fois, au lieu de les gérer un par un. Vous pouvez trier vos e-mails en fonction de la fréquence de vos réponses à l’expéditeur et utiliser des filtres anti-spam et vous désabonner pour décider rapidement de ce qui peut être supprimé de votre boîte de réception pour toujours.

Offtime : cette application vous permet non seulement de planifier des périodes ininterrompues à passer avec vos amis et votre famille, mais fournit également des données analytiques sur l’utilisation du téléphone. Gardez à l’esprit que ces données peuvent être utilisées contre vous par votre partenaire ou compagnon de voyage.

Comment gérer vacances et travail ?

Sauvegardez votre ordinateur et votre téléphone avant de partir en vacances. Faites-le, tout simplement. Ne serait-ce que pour la tranquillité d’esprit, prévenez toute casse, perte ou vol de vos biens technologiques les plus précieux.

Organisez-vous pour les situations où vous n’aurez pas accès au WiFi. Assurez-vous d’avoir un plan de connexion ou un hotspot sans fil. Essayez de configurer un navigateur secondaire pour accélérer les choses au cas où l’internet serait vraiment lent. Tout navigateur est bon, mais n’oubliez pas d’apporter les modifications nécessaires pour améliorer les performances, comme le blocage de la publicité et de Flash, la suppression de toutes (ou presque toutes) les extensions, l’extension du cache (pour ne pas avoir à tout télécharger à nouveau à chaque fois que vous revenez sur une page), la désactivation des images et le blocage des mises à jour automatiques. Grâce à ces changements, vous éviterez de vous arracher les cheveux en essayant de travailler avec une mauvaise connexion.

Laisser la technologie derrière vous (lorsque c’est possible) est un défi personnel qui vous est également proposé. Éloignez-vous le plus possible de votre ordinateur portable tout au long de la journée. Si vous transportez votre ordinateur portable dans votre sac à main pendant vos déplacements, vous pouvez ouvrir un tableur ou lancer un document parce que vous avez eu une idée. Sans votre ordinateur, vous serez moins enclin à céder à ces impulsions et vous pourrez profiter d’activités non professionnelles. Il en va de même pour le téléphone. Essayez juste de l’éteindre. Cela semble fou et pour une raison quelconque, peut-être que vous ne pouvez pas le faire. Mais serait-ce vraiment la fin du monde ? Essayez aussi longtemps que vous le pouvez. Je vous garantis que tout ce que vous craignez de manquer sera là, à vous attendre dès que vous le remettrez en marche.

Utilisez les outils et les applications SaneBox. Vérifier les e-mails en vacances ne signifie pas nécessairement qu’il faille devenir fou pour le faire. Cet outil de gestion de la boîte de réception comporte de nombreuses fonctionnalités intéressantes ; par exemple, il vous permet de voir tous les courriels provenant d’adresses “noreply”, de reporter un courriel pour qu’il apparaisse quand vous le souhaitez et de télécharger automatiquement des pièces jointes dans le nuage pour ne pas perdre de temps et d’espace en téléchargement.

Si vous êtes en déplacement professionnel (par exemple pour rendre visite à des clients, assister à des conférences ou effectuer des recherches marketing), vous êtes sûr de garder une trace des dépenses à inclure dans vos factures et à prendre en compte dans vos impôts. L’application mobile Expensifier vous permet de scanner les reçus et de traiter les dépenses en déplacement afin de ne pas perdre de temps lorsque vous revenez au bureau. Il fonctionne également hors ligne et sans WiFi.

Prenez en compte l’outil qu’est Fuze lorsque vous appelez des collègues ou des clients pendant votre absence. L’application utilise la voix sur IP pour les appels mobiles et de bureau et les vidéoconférences, et permet de partager l’écran et les présentations si nécessaire. Vous avez probablement déjà une solution pour les appels vidéo (ici, à Shopify, nous préférons Zoom et Google Hangouts), mais une alternative n’échoue jamais.

Cette application suit près de 500 millions de réseaux WiFi internationaux, vous permettant de les trouver gratuitement dans le monde entier. Vous pouvez réduire les coûts d’itinérance grâce à plus de deux millions de points d’accès gratuits, recommandés et cartographiés pour vous. L’application vous indiquera également où se trouve le hotspot, la fiabilité de la connexion et même si le café est bon ou non (d’un point de vue non italien, cela ne dépend peut-être pas de vous de toute façon).